목차
프로젝트 배경
A사의 리포트 제작 프로세스는 수작업이었습니다.
반복적인 리포트 작업은 마감 직전 실무자들의 업무 과부하를 가중시키는 고질적인 병목이었습니다. 당시 팀 내부에는 이 반복 프로세스를 구조적으로 개선할 방법이 없었고, 결과적으로 리포트 제작 기간마다 불필요한 야근과 리소스 낭비가 반복되는 상황이었습니다.
원인
멤버들의 리포트 제작 프로세스를 관찰한 결과, 핵심 병목은 크게 세 가지였습니다.
1. 실무자별 파편화된 데이터 기록 양식
데이터 원본을 가공하는 1차 양식이 실무자마다 제각각이었습니다. 동일한 프로젝트임에도 데이터 배열 순서나 기준이 달라, 다른 멤버의 업무를 지원하려면 양식을 해석하고 맞춰서 작업하는 데 긴 시간이 필요했습니다. 결국 데이터 취합과 검수 과정에서 불필요한 소통 공수가 누적되고 있었습니다.
2. 잦은 확인과 개별 입력이 유발하는 업무 파편화
작업해야 할 데이터가 한 번에 취합되지 않고 수시로 들어왔습니다. 실무자들은 데이터가 들어올 때마다 진행 중인 업무를 멈추고, 폴더를 열어 작업 중인 파일에 조금씩 데이터를 입력하는 과정을 반복했습니다. 마감 압박 탓에 미리 입력해두려는 최선의 선택이었지만, 이로 인해 본연의 핵심 업무 흐름이 수십 번씩 끊기는 치명적인 비효율이 발생했습니다.
3. 데이터 하나를 여러 군데 중복 입력하는 수작업
하나의 로우데이터를 기록하고 입력하고 가공하는 과정에서 똑같은 수작업이 계속 반복되었습니다. 이미 기록한 데이터를 눈으로 보며 양식에 맞게 데이터 개수만큼 다시 새롭게 입력하고 복사하고 붙여넣어야 했습니다. 자연스럽게 휴먼 에러 발생 리스크가 높았고, 단순 반복 작업에 막대한 리소스가 낭비되고 있었습니다.
해결
Team JIYU는 반복되는 수작업을 시스템으로 대체하고, 팀원들이 본연의 업무에 집중할 수 있도록 오퍼레이션 프로세스를 전면 재설계했습니다.
단일 데이터 입력 양식 규격화
실시간 대시보드 및 일괄 처리 프로세스 확립
연결된 객체 기반 리포트 자동화 파이프라인
1. 단일 데이터 입력 양식 규격화
멤버마다 달랐던 데이터 기록 규격을 하나로 통일했습니다. 어떤 파일을 열어도 동일한 데이터 구조가 보이도록 표준화했습니다. 이를 통해 데이터 입력 속도를 높이고, 업무 인수인계나 상호 지원 시 발생하던 양식 해석 및 검수 시간을 획기적으로 줄였습니다.
2. 시트 기반 실시간 대시보드 구축
표준화된 규격을 바탕으로 함수를 활용해 모든 진행 현황을 한눈에 보는 대시보드를 구축했습니다. 산발적으로 들어오는 데이터를 특정 시점에 일괄 처리하는 워크플로우로 프로세스를 개편했습니다. 실무자들은 더 이상 데이터를 확인하려 수시로 폴더를 열어볼 필요가 없어졌습니다.
3. 연결된 객체 기반 리포트 자동화 파이프라인
표준화된 마스터 데이터와 연동 객체 기능을 활용해 수작업을 완전히 없앴습니다. 마스터 시트에 데이터를 한 번만 입력한 뒤 동기화 버튼을 누르면 필요한 모든 데이터가 자동으로 반영되는 파이프라인을 설계했습니다. 리포트 내용이 바뀌어도 일일이 요소를 하나씩 다시 만들 필요가 없어지면서 리포트 제작에 소요되던 시간이 90% 이상 압도적으로 단축되었습니다.
마치며
이 첫 번째 프로젝트는 AI나 복잡한 프로그래밍 언어 없이 함수와 시트, 슬라이드와 같은 일상적인 도구만으로 업무 비효율을 해결한 사례입니다. 프로젝트를 시작한 계기도 누구나 할 법한 일상적인 고민이었습니다.
“리포트 작업을 빠르게 끝낼 수 있으면 다 같이 집에 빨리 갈 수 있을 텐데…”
“데이터를 잘 정리해두면 분명 활용할 수 있을 텐데…”
이 작은 고민에서 시작한 변화는 회사 전체를 바꾸는 새로운 발판이 되었습니다.
1. 확보된 리소스를 통한 업무 고도화
리포트 제작 공수를 90% 이상 단축하면서 팀원들은 더 좋은 리포트 연구와 새로운 업무에 시간을 활용할 수 있게 되었씁니다. 이는 업무 효율화를 넘어 사업 고도화와 새로운 가치를 만드는 선순환 구조의 기반이 되었습니다.
2. 데이터 기반 조직 문화 정착
처음 시스템을 도입했을 때 기존 업무 방식에 익숙했던 팀원들은 파이프라인 방식에 낯설어 하기도 했습니다.
그러나 향상된 업무 효율성을 직접 경험한 이후, 팀 전체는 데이터 기반의 업무 체계를 적극적으로 수용했습니다.
이후 자동화 대시보드를 통해 전체 현황을 실시간으로 파악하고,
함수와 시트를 활용해 업무 체계를 설계하는 데이터 기반의 주도적인 조직 문화를 구축할 수 있었습니다.
이제 다 같이 집에 빨리 갈 수 있어요.
— Team JIYU가 자동화 파이프라인을 처음 모두에게 공개한 날