프로젝트 배경
A사의 리포트 제작 프로세스는 평균 8시간 이상이 필요했습니다. 여유가 있다면 리포트 한 개를 하루 종일 만들 수도 있겠지만, 여러 업무를 동시에 해야 했던 멤버들에게는 마감 전날까지 시간이 촉박한 경우가 대부분이었습니다. 어떻게 해결해야 할지 방법을 몰랐던 멤버들은 리포트 기간만 되면 야근을 반복해야 했습니다.
원인
멤버들이 어떻게 리포트를 제작하는지 전체 프로세스를 관찰한 결과 크게 세 가지 원인이 있었습니다.
1. 데이터는 하나인데 입력은 여러 번
원본 데이터를 보면서 1차로 표에 입력하고, 다시 그 표를 눈으로 보면서 모든 데이터를 리포트 슬라이드 위에 2차로 입력하고, 그래프로 활용할 데이터는 별도 양식에 3차로 입력한 후 그래프를 하나씩 복사 붙여넣기하는 모습을 발견했습니다. 휴먼 에러가 발생할 수 있다는 리스크도 있지만, 매 캠페인마다 이미 한 번 입력한 데이터를 다시 눈으로 보면서 입력하는 비효율적인 과정을 슬라이드 개수만큼 반복해야만 했습니다.
2. 멤버들마다 다른 데이터 기록 양식
데이터 원본에서 리포트로 만들 데이터를 1차로 정리하는 데이터 양식이 제각각이었습니다. 어떤 멤버는 표에 A-B-C-D로 입력하는데, 어떤 멤버는 A-B-D-C로 입력하는 식이었죠. 특정 멤버가 담당하는 PR 캠페인의 리포트 작업이 몰려 다른 멤버가 도와주려고 할 때, 모든 과정에서 멤버마다 다른 기록 양식을 감안해야 해 작업 시간이 길어지고 검토 작업이 여러 번 필요했습니다.
3. 비효율적인 데이터 입력 프로세스
데이터를 기록하는 작업과 리포트로 만드는 작업을 원본 데이터가 확보될 때마다 반복하고 있었습니다. 원본 데이터는 한 번에 들어오지 않고 수시로 몇 개씩 들어왔었는데, 그에 맞춰 멤버들이 다른 업무를 하면서 수시로 폴더를 열고 데이터가 있으면 시트와 슬라이드에 입력하고 닫고, 또 어느 정도 시간이 지나면 다시 폴더부터 여는 작업을 몇 번이고 반복하는 식이었습니다. “마감 직전에 모든 데이터를 슬라이드 작업까지 완료하려면 미리 입력해두는 게 낫다”라는 생각으로 틈틈이 작업했던 것이었죠. 모든 작업을 직접 손으로 해야 했던 멤버들에게는 최선의 선택이었지만, 그 과정에서 파일 열고 닫기와 입력할 슬라이드 위치 찾기 같은 사소한 작업도 몇십 번씩 반복해야 하는 또다른 비효율이 이어지고 있었습니다.
해결
Team JIYU는 데이터 입력 양식을 규격화하고, 규격화한 데이터를 기반으로 스프레드시트 기반 대시보드와 리포트 자동 제작 시스템을 구축했습니다. 또한 새로운 체계에 맞게 업무 프로세스도 함께 개편해, 발생할 수 있는 실수와 반복 작업을 최소화하고 영업 및 사업 확장에 필요한 공수를 확보했습니다.
데이터 입력 양식 규격화
대시보드 구축
리포트 자동화 시스템 구축
업무 프로세스 개편
1. 데이터 입력 양식 규격화
멤버마다 달랐던 시트 규격을 통일하고 불필요한 시트를 최소화했습니다. 어떤 시트를 열어도 똑같은 화면이 보이면서 데이터 입력 속도가 빨라졌고, 입력 실수와 검수 시간이 줄어들었습니다.
2. 시트 기반 실시간 대시보드 구축
표준화한 시트 명명 규칙과 셀 주소를 기반으로 index-match, indirect 함수 등을 활용해 시트별 데이터를 한 눈에 볼 수 있는 대시보드를 구축했습니다. 각 시트별 평균을 일일이 계산하지 않아도 실시간으로 확인하고 비교할 수 있게 되었고, 시트가 늘어나거나 새로운 데이터를 산출하고 싶을 때 셀을 드래그하거나 수식을 추가하는 간단한 조작으로 필요한 데이터를 바로 얻을 수 있게 되었습니다.
3. 리포트 자동화 시스템 구축
표준화한 데이터 입력값과 자동 산출 평균값, 연결된 객체를 기반으로 모든 데이터를 입력한 후 동기화 버튼을 누르면 슬라이드 내 모든 텍스트, 표, 그래프가 자동으로 완성되는 자동화 파이프라인을 구축했습니다. 슬라이드를 열고 위치를 찾으며 데이터를 다시 입력하는 모든 과정, 그래프를 추가하는 번거로운 작업, 평균값을 직접 계산하고 반영하는 작업 등이 모두 사라져, 리포트 데이터 관련 작업 시간이 90% 이상 줄어들었습니다.
4. 업무 프로세스 개편
위 1, 2, 3번을 기준으로 업무 프로세스를 개편하고, 새로운 체계에서 실수가 발생할 수 있는 부분과 멤버들이 이해하기 어려울 수 있는 부분을 최소화했습니다. 수동 입력과 설정을 최소화하고, 헷갈릴 수 있는 부분도 사용 방법 안내와 디자인 수정, 조건부 서식 적용 등으로 최소화해 누구나 쉽고 빠르게 이해하고 활용할 수 있게 되었습니다.
마치며
이 첫 프로젝트는 AI도, 복잡한 프로그래밍 언어도 사용하지 않았습니다. 함수, 시트, 슬라이드라는 누구나 쉽게 쓸 수 있는 도구를 사용했고, 프로젝트를 시작한 계기도 누구나 할 법한 일상적인 고민이었습니다.
“리포트 작업을 빠르게 끝낼 수 있으면 다 같이 집에 빨리 갈 수 있을 텐데…”
“데이터를 잘 정리해두면 분명 활용할 수 있을 텐데…”
이 작은 고민에서 시작한 새로운 변화는 회사 전체를 바꾸는 발판이 되었습니다.
1. 확보한 공수를 사업 확장에 투자
모든 캠페인에서 수작업으로 만들어야 했던 리포트 제작 공수가 몇 시간씩 줄어들면서, 한 번에 진행할 수 있는 대규모 캠페인 수가 증가하고 신규 캠페인을 진행할 수 있는 여유가 생겼습니다. 캠페인 기획과 영업에 투자할 수 있는 시간도 늘어나면서, 업무 고도화와 사업 확장의 발판이 마련되는 선순환이 이어졌습니다.
2. 데이터 파이프라인 기반 업무 방식 정착
처음 프로젝트를 추진했을 때 이 정도의 성과를 예상하지 못했던 멤버들은, 당장 처리해야 할 리포트가 쌓여 있다는 이유로 부정적인 반응을 보였습니다. 그러나 기존 방식으로 리포트를 1개 만들 시간 동안 자동화 시스템을 최소 기능으로 구현하고 다른 리포트까지 만드는 시간이 더 빠르다는 것을 모든 멤버들이 직접 경험하면서, 함수와 시트를 활용하는 업무 체계 설계에 적극적으로 협력하기 시작했습니다.
왜 이 셀은 숫자만 입력해야 하고, 왜 이 수식은 건드리면 안 되는지 등 이전보다 신경써야 할 부분이 늘어나 처음에는 어려워하기도 했지만, 모두가 노력한 덕분에 회사의 모든 데이터를 시트와 함수로 관리하고 모든 구성원이 캠페인 진행 상황을 대시보드 하나로 확인하는 업무 체계까지 구축할 수 있었습니다.
앞으로 회사 성장에 필요한 모든 업무를 자율적으로 진행해도 좋습니다. 보고만 잘해주세요.
— Team JIYU가 시작된 날