목차
프로젝트 배경
글로벌 비즈니스에서 가장 큰 비효율은 ‘언어의 차이’가 아니라 ‘답장을 기다리는 시간’에서 나옵니다.
글로벌 기업 A사는 한국과 일본 지사가 협업하는 구조였습니다. 하지만 비즈니스가 급격하게 성장하면서 문제가 생겼습니다. 실무진들은 매일 쏟아지는 업무를 소화해야 했고, 자연스럽게 자동화 파이프라인 외 영역에서는 각자만의 가장 빠르고 익숙한 방식으로 데이터를 기록하고 있었습니다.
결과적으로 같은 업무임에도 양국이 사용하는 파일과 데이터 규격이 완전히 달라, 서로 진행 상황을 확인하려면 매번 메신저로 담당자를 호출해야 했습니다. “이 데이터는 어디에 있나요?” “최신 버전이 맞나요?”를 묻고 답하는 데 상당한 리소스가 버려졌습니다.
특정 담당자가 자리를 비우면 연계된 다른 담당자의 업무까지 같이 밀리게 되었습니다. 누구의 잘못이 아니라 전사적으로 일하는 방식의 새로운 ‘기준점’이 절실한 시점이었습니다.
원인
멤버들의 업무 과정을 관찰해 보니 회사의 성장 속도를 시스템이 받쳐주지 못해 발생하는 4가지 구조적 병목이 있었습니다.
1. 성장 속도에 묻혀버린 시스템 개선 시간
회사가 빠르게 성장하면서 특정 멤버들은 매일 쏟아지는 실무를 소화하기에도 벅찬 상황이었습니다. 모두가 기존 방식의 불편함을 알고 있었지만 당장 눈앞의 이슈를 쳐내느라 프로세스를 재정비할 물리적인 여력이 없었습니다. 결과적으로 모두가 각자 가장 빠르고 손에 익은 방식대로 업무를 처리하는 흐름이 자연스럽게 굳어졌습니다.
2. 속도를 위한 선택이 부른 데이터 파편화
시간이 부족한 실무자들은 업무를 가장 빨리 끝낼 수 있는 자신만의 프로세스와 양식으로 데이터를 기록했습니다. 모두가 최선을 다한 결과였지만 동일한 업무임에도 담당자마다 데이터 구조와 위치가 달라지는 문제가 생겼습니다. 결국 정확한 최신 데이터를 확인하려면 매번 담당자를 호출해 물어봐야만 했습니다.
3. 메신저에 의존할 수밖에 없는 현황 트래킹
데이터가 파편화되다 보니 업무 전체의 흐름을 한눈에 볼 수 있는 곳이 없었습니다. 각팀은 서로의 진행 상황을 알기 위해 메신저에 의존해야 했고, 바쁜 실무자들은 답장을 하느라 수시로 업무 흐름이 끊겼습니다. 답장이 늦어지면 연계 업무가 그대로 지연되면서 직접 찾으려면 과거 기록을 뒤져가며 상황을 유추해야 하는 악순환이 이어졌습니다.
4. 바쁜 실무가 낳은 복잡한 폴더 구조
빠르게 파일을 저장하고 다음 업무로 넘어가다 보니 산출물 보관 기준이 점차 모호해졌습니다. 파일이 무질서하게 깊은 수직적 하위 경로에 숨어있거나 서로 다른 카테고리에 흩어지기 시작했습니다. 최신 버전 파일을 하나 찾으려면 드라이브 전체를 헤매며 수없이 클릭해야 했고, 결국 매번 경로를 찾지 못해 개인 즐겨찾기에 의존하거나 다시 메신저로 파일 위치를 묻는 소통 리소스 낭비가 누적되고 있었습니다.
해결
Team JIYU는 쏟아지는 업무로 바쁜 양국의 상황을 연결하기 위해, 누구나 항상 같은 방식으로 원하는 데이터에 접근할 수 있는 통합 규칙을 세웠습니다.
양국 간 병목을 뚫어준 공통 데이터 규격 수립
자율성을 존중한 전사 통합 마스터 시트 구축
함수 연동을 통한 실시간 통합 대시보드 구축
누구나 쉽게 찾을 수 있는 직관적 드라이브 개편
1. 양국 간 병목을 뚫어준 공통 데이터 규격 수립
특정 멤버들이 짊어진 실무 부담을 덜고 원활한 협업을 이끌어내기 위해 양국을 연결하는 징검다리 역할을 맡았습니다. 기존에 최적화를 마친 데이터 규격을 바탕으로 양국이 똑같은 형태로 데이터를 주고받을 수 있는 공통 기준을 세웠습니다. 추가 가공 없이 데이터 무결성도 확보하면서, 바쁜 업무 속에서도 누구나 쉽게 서로의 상황을 파악하고 도와줄 수 있는 환경이 만들어졌습니다.
2. 자율성을 존중한 전사 통합 마스터 시트 구축
일하던 방식을 강제로 바꾸면 멤버들의 피로도만 높아질 것이라 판단했습니다. 개인의 작업 방식은 존중하되 “다음 단계로 넘어가기 전 최종 데이터는 반드시 마스터 시트에 정해진 규격으로 기록한다”는 단 하나의 규칙만 도입했습니다. 덕분에 멤버들은 기존의 업무 속도를 유지하면서도 전사 차원에서는 흩어진 데이터를 하나로 모으는 일원화를 달성할 수 있었습니다.
3. 함수 연동을 통한 실시간 통합 대시보드 구축
규격화된 마스터 데이터를 바탕으로 모든 진행 일정을 한눈에 파악할 수 있는 대시보드를 구축했습니다. 실무자가 시트에 로우데이터를 입력하면 배열 함수를 통해 대시보드에 즉각 반영되도록 설계했습니다. 수동으로 현황을 업데이트할 필요가 없어지면서 일반적인 경우에서 대시보드를 건드릴 필요 자체가 사라졌고, 리더진은 실무자를 호출하지 않고도 언제든 실시간 병목을 파악하고 리소스를 조율할 수 있게 되었습니다.
4. 누구나 클릭만으로 찾을 수 있는 직관적 드라이브 개편
바쁜 멤버들이 직관적으로 파일을 찾을 수 있도록 전사 드라이브 구조를 전면 개편했습니다. 얽혀있던 경로를 하나의 규칙으로 통합하고 영문 명명 규칙을 일괄 적용했습니다. 또한 마스터 시트에 핵심 폴더 링크를 연동해 데이터 접근성을 극대화했습니다. 그 결과 담당자를 호출하거나 검색할 필요도 없을 정도로 드라이브가 큰 폭으로 간소화되면서, 누구나 폴더 이름과 클릭만으로 원하는 자료를 바로 찾을 수 있게 되었습니다.
나비 효과
파편화된 데이터 구조와 흐름을 전면 재설계한 결과, 새롭게 수립한 ‘오퍼레이션 프로토콜’은 조직 전체에 거대한 생산성 향상을 불러왔습니다.
1. 양국 지사 간 명확한 R&R 재정립
전사 마스터 시트를 통합하자 양국이 서로의 작업 현황을 투명하게 공유할 수 있게 되었습니다. 데이터 전달 시점과 규격이 명확해지면서 실무자들의 R&R도 자연스럽게 정리되었고, 업무 지연의 원인과 병목 구간을 직관적으로 공유할 수 있게 되었습니다. 양국 팀이 감정적으로 대립하는 대신 어떻게 프로세스를 개선할지 건설적으로 논의하는 발전적인 협업 환경이 조성되었습니다.
2. 글로벌 연계 업무 자동화 및 리드 타임 단축
데이터가 표준화되면서 업무 영역에도 자동화를 확장할 수 있는 발판이 마련되었습니다. 기존에 수동으로 가공해 전달하던 프로세스를 로우데이터 기반으로 즉시 처리할 수 있도록 자동화 파이프라인을 구축했습니다. 이 과정에서 불필요한 공정 자체를 과감히 생략하거나 업무 자동화 프로세스에 통합·편입시켰으며, 그 결과 업무의 리드 타임까지 줄어드는 유의미한 성과를 거두었습니다.
3. 메신저 의존도 및 소통 리소스 최소화
진행 상황이 대시보드에 실시간으로 동기화되면서 단순 확인을 위한 메신저 사용이 급감했습니다. 번역기를 돌려가며 파일 위치와 일정을 묻고 답하던 비효율이 대부분 사라졌습니다. 소통 지연으로 인한 업무 병목과 불필요한 감정 소모가 획기적으로 줄면서 양국 실무자 모두 본연의 핵심 업무에만 온전히 집중할 수 있게 되었습니다.
마치며
바쁘게 돌아가는 양국 시스템을 통합하고 리드 타임까지 단축할 수 있었던 비결은 다음과 같습니다.
1. 현장 중심의 철저한 사전 조사와 테스트
시스템 개편은 실무자가 쓰기 편해야 성공합니다. 수개월간 양국 멤버들의 작업 방식을 관찰하고 어떤 점이 가장 불편한지 지속적으로 의견을 들었습니다. 이후 Team JIYU가 주도적으로 관리했던 데이터부터 마스터 시트를 통합해 테스트를 거쳤습니다. 여기서 실효성을 검증한 데이터 규격을 바탕으로 모두에게 적용할 수 있는 체계 통합의 뼈대를 완성했습니다.
2. 빠른 전환과 충분한 안정화 기간 부여
조직 체계 변화에 대한 구성원의 피로도를 최소화하기 위해 실행은 신속하게 진행했습니다. 사전 분석이 끝난 직후 대규모 개편을 단행한 이후 최적화와 안정화 기간을 충분히 두어 멤버들의 피드백을 적극 반영했습니다. 쏟아지는 업무에 치여 처음에는 새로운 규칙을 낯설어하던 멤버들도, 업무 효율이 급격히 오르는 것을 체감한 후에는 오히려 먼저 나서서 추가적인 최적화 방안을 제안해 주었습니다.
3. 언어 능력을 활용한 밀착 소통과 전사적 공감대 형성
아무리 좋은 시스템도 실무자가 그 의도를 이해하지 못하면 표면적인 성과에 그칩니다. 그래서 양국 언어 능력을 적극 활용해 실질적인 오퍼레이션 변화를 추진했습니다.
공간 제약이 있는 일본팀에는 화상 회의를 열어 신규 체계의 필요성을 직접 설명했고, 바로 소통할 수 있는 한국팀에게는 1:1로 깊이 있게 설명하며 다른 일본팀 동료들의 빠른 적응을 도와달라고 도움을 구했습니다. 또한 실제로 업무를 진행하면서 바로 옆에서 물어볼 수 없는 일본팀 멤버들을 고려해, 캡처 화면을 최대한 활용한 일본어 매뉴얼도 직접 제작해 배포했습니다. 특히 시스템의 크고 작은 수정사항이 생길 때마다 업무툴에 양국 언어로 전체 공지를 올리며 양국 멤버 모두가 정보에서 소외되지 않도록 했습니다.
1차 안정화가 끝날 무렵에는 그동안 함께 만든 긍정적인 변화와 향후 DX 방향성을 양국에 모두 공유하는 자리를 가졌습니다. 이 과정으로 멤버들은 직접 경험한 업무 효율화와 전사적 성과를 교차 검증할 수 있었고, 시스템 변화에 대한 심리적 장벽을 완전히 허물었습니다. 이러한 밀착 소통이 단단한 공감대를 형성하면서 2번에서 언급한 ‘멤버들이 먼저 추가적인 최적화 방안을 제안하는’ 주도적인 협력으로까지 이어질 수 있었습니다.
지금 바꿔야 합니다. 나중에 멤버가 더 많아지면 그때는 늦습니다.
— 전사 드라이브를 전면 개편해야 한다고 설득한 날, JIYU.